История управления по делах архивов Калужской области
Декрет «О реорганизации и централизации архивного дела», принятый 1 июня 1918 г., положил начало новому этапу в истории архивного дела в стране. Централизованная система хранения документов, установила совершенно иные принципы организации архивов. Все документы национализировались и составляли Единый государственный архивный фонд. Для управления был создан Главархив в Москве.
С организацией архивного дела в Калужской губернии в январе 1919 г. ознакомился, приехавший из Москвы инспектор Главархива РСФСР А.И. Сомов. Для чего ему были представлены планы и отчеты о работе архивной секции Калужского общества истории древностей (КОИД). В результате, 21 февраля 1919 г. коллегия Главархива РСФСР назначила председателя секции Алексея Васильевича Борисенкова уполномоченным Главного Управления Архивным Делом по Калужской губернии. Декрет (положение) СНК о губернских архивных фондах от 31 марта 1919 г. внес большую ясность в работу архивных учреждений, определив основные направлениях деятельности на местах. По Декрету (Положению) в каждой губернии создавался единый губернский архивный фонд (ЕГАФ) как составная часть ЕГАФ РСФСР, который аналогично ему делился на отделы.
В 1920-е годы работа архива, в основном, была направлена на обследование архивной части делопроизводства в советских учреждениях, инструктирование их сотрудников по вопросам организации и ведения как общих, так и текущих архивов; начата активная работа по сверке наличия документов и картонированию.
Положение СНК о губернских архивных фондах не предусматривало создания уездных архивов, поэтому документы должны были быть собраны в соответствующих помещениях губернских, уездных, волостных и прочих, находящихся вне губернского города архивов. По этой причине, помимо работы в губернском городе, А.В. Борисенковым вместе с сотрудниками было обследовано 120 архивов уездных городов Перемышля, Тарусы, Мещовска, Медыни, Мосальска, Козельска, Боровска, Воротынска, Серпейска, а с апреля 1919 г. по ноябрь 1920 г. было перевезено из уездов в Калугу 12 архивов. В сложившейся непростой ситуации важно было найти и привлечь для архивной работы в уездах единомышленников. в 1920 г. упоминается С.Л. Облеухова как первый уездный архивист в Малоярославце.
К началу 1921 г. резко ухудшилось финансовое положение учреждения. Оно было под угрозой закрытия. В апреле 1921 г А.В. Борисенкова освободили от занимаемой должности. Уведомлением Главархива от 25 июня 1921 г. заведующим губернским архивным бюро был назначен Дмитрий Иванович Малинин.
С момента организации Калужское губархбюро было в двойном подчинении – ведении Главархива (получая от него финансирование и распоряжения об утверждении сотрудников), и губернского отдела народного образования. После перехода Центрархива РСФСР в 1922 г. в подчинение ВЦИК, Калужское губернское отделение, переименованное в губотдел Центрархива, перешло в ведение Калужского губисполкома, получив статус отдела. Это привело к изменению порядка финансирования Калужского губархива, включая обслуживающий персонал, который был переведен на местный бюджет. На содержании центра был оставлен только его управленческий аппарат.
После издания 25 ноября 1922 г. временного положения о губархбюро произошли изменения в структуре учреждения, внесшие некоторую ясность и определенность в его взаимоотношения с другими структурами. Все руководство архивным делом в губернии возлагалось на губархбюро, состоявшие при президиуме исполкомов, которые по научно-теоретической части стали подчиняться Центральному Архивному Управлению (ЦАУ) и в то же время должны были выполнять директивы местных исполкомов. К концу 1923 г. губархбюро было в ведении Президиума губисполкома, подчиняясь директивам Центрархива по вопросам архивного дела.
В трудных условиях немногочисленный штат сотрудников архива, осознавая свою личную ответственность, прилагал огромные усилия для сохранения документального наследия. В 1923 г. наметились первые положительные тенденции в деятельности архивных учреждений губернии. Увеличение в апреле госкредитов на содержание штатного состава служащих, позволило пополнить штат архива. По причине «укрепления» местного бюджета улучшилось материальное положение служащих губархива. Появилась возможность вместо уполномоченных губархива, работавших по 10 уездам безвозмездно, назначить отдельных архивариусов с возложением на них обязанностей по выявлению, концентрации и разборке уцелевших архивных материалов. В помощь им была разослана инструкция, в которой подробно излагались принципы и методы работы в уездах.
Уездные архивариусы состояли при президиумах исполкомов, подчиняясь им в административном, финансовом и хозяйственном отношениях. По вопросам архивного дела они должны были руководствоваться основными декретами СНК по архивному делу и директивам Губархбюро, которому представляли ежемесячные отчеты. Основными задачами деятельности уездных архивариусов были: 1) организация единого уездного архивного фонда путем выявления и взятия на учет всех архивных фондов упраздненных учреждений до 1918 г., учреждений ликвидируемых после 1917 г., общественных организаций и частных лиц (бывших помещиков и др.); 2) создание центрального уездного хранилища и пополнение его новыми архивными материалами.
В круг прямых обязанностей уездных архивариусов входило: а) розыск неизвестных архивов (волостных, церковных, монастырских, частных и др.) путем рассылки анкет, расспросами и другими способами; взятие их на учет или перевозка в уездное актохранилище; б) наблюдение за сохранностью архивных фондов уездного города; в) организация перевозок архивных фондов в уездное актохранилище; г) прием архивных материалов, упраздненных учреждений; д) разборка и систематизация архивных материалов по годам, лицам, предметам, составление учетных карточек на разобранные фонды; е) составление описей, алфавитов и каталогов архивных материалов; ж) прием дел от ликвидируемых и действующих учреждений. Архивариус был обязан обследовать архивы действующих учреждений города и уезда, инструктировать их сотрудников по вопросам организации и ведения текущих архивов и делопроизводства. Кроме того, ему вменялось в обязанность исполнять отдельные поручения Губархбюро и задания отделов уездного исполкома по использованию уездного архивного фонда «для нужд местного управления» и «для нужд местного советского строительства». В инструкции оговаривалось, что выполнение уездными архивариусами местных заданий не должно препятствовать их повседневной архивной работе по общим планам центра и отдельным заданиям Губархбюро.
На 1 января 1924 г. все документы хранились в специально оборудованных актохранилищах или во временных помещениях. Первых было 20 (в Калуге – 6; Мещовске – 3; Медыни и Перемышле по 2; Боровске, Мосальске, Малоярославце, Тарусе, Юхнове, Лихвине, Спас-Деменске по 1, вторых – 52 (в Калуге – 10; Боровске – 11; Перемышле – 6; Медыни, Мещовске, Тарусе по 5; Мосальске, Козельске по 4; Юхнове (после пожара) – 2).
Упразднение в 1929 г. Калужской губернии, распределение ее территории между Московской и западной областями обусловило преобразование Калужского губернского архивного бюро в Калужское окружное архивное бюро и поставило перед местными архивными органами задачи по организации новой сети архивов, решение вопросов со штатными единицами, финансированием, концентрацией в архиве документов ликвидированных учреждений, спасение их от гибели, и др.
С целью укрепления районов и сельсоветов 1 сентября 1930 г. был ликвидирован Калужский округ, а входившие в него районы распределены между соседними областями (Московской и Западной). Ликвидация окружных территориальных объединений повлекла за собой новую реорганизацию местных архивов. Президиум Коллегии ЦАУ 30 июня 1930 г. рассмотрел вопрос о реорганизации местных архивных учреждений в связи с упразднением окружных бюро. 20 сентября 1930 г. Калужское окрархбюро было преобразовано в Калужское отделение Московского областного архивного бюро.
После образования 5 июля 1944 г. Калужской области начинается новый этап в истории организации архивного дела в Калужском крае, связанный с изменениями структуры органов управления архивами и созданием сети районных архивов.
Распоряжением ГАУ НКВД СССР № 37/6/526 от 12 октября 1944 г. был образован архивный отдел управления НКВД по Калужской области, а Калужский филиал Тульского облгосархива преобразован в Государственный архив Калужской области. Создание районных и городских архивов проходило постепенно: в 1944 г. государственное хранение документов осуществляли: городской архив в Малоярославце и 10 районных – в Хвастовичском, Людиновском, Сухиничском, Куйбышевском, Кировском, Барятинском, Дзержинском, Козельском, Медынском и Мещовском районах; в 1945 г. были созданы городские архивы в Жиздре, Боровске и 10 районных – в Бабынинском, Детчинском, Перемышльском, Тарусском, Высокиничском, Думиничском, Износковском, Мосальском, Спас-Деменском и Юхновском районах. На 1946 г. не было райгосархивов в Дугнинском, Ульяновском, Угодско-Заводском районах и в Калужском.
В первые годы после создания архивного отдела его работа была организована не на должном уровне. Сигналы о помощи с мест игнорировались. Таким образом, состояние архивного дела в районах было неудовлетворительным. Несмотря на то, что только в 4 районах не были организованы архивы, в действительности архивный отдел не располагал сведениями о положении дел в архивных учреждениях других районов.
В октябре 1947 г. на должность начальника архивного отдела был назначен Г.И. Поплаухин, имеющий высшее специальное образование, а ст. научным сотрудником – Павел Вениаминович Богословский, обучавшийся на заочном отделении Московского историко-архивного института. Приказом начальника УМВД по Калужской области 3 августа 1949 г. последний стал начальником архивного отдела.
Большие сложности с помещениями были и у архивов районного звена. В послевоенные помещения архивам не предоставлялись, а те, что были, нередко отбирались, сотрудникам не выплачивалась заработная плата, не решался кадровый вопрос. Например, только после возбуждения архивным отделом ходатайства перед председателем облисполкома Малоярославецкому райгосархиву было возращено помещение, а через областной финотдел урегулирован вопрос с оплатой труда заведующим райгосархивов.
К 1947 г. в некоторых райгосархивах, (например, в Хвастовичском и Калужском) отсутствовали заведующие. Оборудованные соответствующие помещения имели только 8 райгосархивов (Кировский, Козельский, Дзержинский, Перемышльский, Малоярославецкий, Износковский, Медынский, Угодско-Заводский). В 4 райгосархивах (Боровском, Сухиничском, Детчинском, Спас-Деменском) помещения не соответствовали установленным нормам, а в остальных 13 районах архивы вообще не имели никаких помещений. На 1 января 1950 г. из 28 архивов области (ГАКО, 4 городских и 23 районных) специально оборудованные помещения имели 18. Вследствие этого работа по комплектованию в них не проводилась. Заведующие этими райгосархивами ограничивались обследованием учреждений на предмет наличия в них документов. Общее количество учтенных документов, хранящихся в райгосархивах, составило 13519 дел за 1937–1945 гг., из них приведено в порядок 6870 дел. комплектование кадрами в рай(гор)архивах отражают следующие данные: на 1948 г. значится 26 заведующих, в 1949 г. – 27, в 1950–1951гг. – 28, в 1952 г. – 29, следовательно, заведующие были назначены во все рай(гор) архивы.
К 1953 г. вопрос об обеспечении помещениями райгосархивов так и оставался открытым. Местные органы власти не выполняли решения облисполкома. Приказ МВД СССР № 0280 от 23 октября 1953 г. обязывал начальников райотделов МВД принять меры к обеспечению помещениями и проведению их ремонта. положение осложнялось тем, что решение вопроса целиком зависело только от местных властей, а архивный отдел выступал в роли просителя.
В 1953–1954 гг. архивные учреждения области работали в не менее сложной, чем в предшествующие годы обстановке. В еще более трудном положении оказались районные архивы. Заведующих обязывали заниматься не архивной работой, а выполнять обязанности сотрудников райисполкомов. На работе рай (гор) архивов самым отрицательным образом сказывалось крайне неудовлетворительное их финансирование (денежные средства выделялись только на зарплату). Решение облисполкома, обязывающее руководителей райисполкомов «производить удовлетворение материальных нужд за счет общих отделов исполкомов», выполнялось очень редко.
В 1956 г. преемником П.В. Богословского стала ст. научный сотрудник архивного отдела В.Н. Самцова. Начало руководства ею архивными учреждениями совпало с выходом в свет Постановления СМ СССР № 246 от 07.02.1956 «О мерах по упорядочению хранения и лучшему использованию архивных материалов министерств и ведомств». Во исполнение этого постановления было принято решение облисполкома № 18-441 от 21.07.1956 «О мерах по улучшению режима хранения и использования архивных материалов государственных и ведомственных архивов области».
Большое значение в развитии архивных органов в данный период имели решения и постановления центральных и областных органов власти и управления. Так, в 1959 г. было принято решение Калужского облисполкома № 1-20 от 10 января 1959 г. «Об организации архивного отдела в области», утвердившее сеть государственных архивов и наметившее мероприятия по улучшению архивного дела в области. 28 июля 1961 г. СМ СССР утвердил Положение о ГАУ при СМ СССР и сеть центральных государственных архивов СССР. На основании постановлений СМ РСФСР № 1424 от 25 ноября 1961 г. и № 328 от 20 марта 1962 г. Калужский облисполком принял решение № 205 от 10 апреля 1962 г. «О создании архивного отдела облисполкома», утвердив Положение о нем. Архивный отдел создавался на базе архивного отдела УВД для осуществления руководства архивным делом в области. В его непосредственном ведении были документы ГАФ СССР, находящиеся в госархивах области. На отдел возлагались: научное и организационно-методическое руководство работой госархивов области; контроль за проведением мероприятий по обеспечению сохранности, состоянием архивных материалов, постановкой документальной части текущего делопроизводства в учреждениях, организациях и предприятиях области, за проведением мероприятий по учету, обеспечению сохранности, режима хранения, за комплектованием госархивов; организация и контроль за использованием документальных материалов в различных целях; организация экспертизы ценности документов. При архивном отделе создавались научный совет и экспертно-проверочная комиссия (ЭПК).
Сеть государственных архивов области в этот период состояла из областного, 5 городских и 22 районных архивов.
Обследование райгосархивов показало, что к 1960 г. все районы, за исключением Ульяновского, закончили паспортизацию ведомственных архивов и представили в архивный отдел области уточненные списки учреждений, организаций и предприятий с указанием количества документов в каждом из них, включая сведения о документах постоянного срока хранения. В свою очередь в архивном отделе была заведена картотека по каждому району, в которую вносились все последующие изменения. Был организован картотечный учет существующих учреждений по районам. В карточки вносились сведения, поступающие в архивный отдел из районов об отборочных списках, с указанием количества включенных в них дел и утвержденных ЭПК; количество дел по описи, прилагаемой к отборочному списку, единиц хранения, состоящих на учете в райгосархивах и т.д.
Существенным тормозом в работе райгосархивов была недооценка архивной работы со стороны райисполкомов. До начала 1960-х гг. в Боровском, Калужском, Медынском, Юхновском, Барятинском, Угодско-Заводском районах на заведующих райгосархивами были возложены обязанности бухгалтеров и зав. спецчастью. После совещания у секретаря облисполкома 12 февраля 1960 г. о результатах проверки ведомственных архивов, в райисполкомы и ведущие учреждения области было разослано распоряжение (№ 102-р от 25 февраля 1960 г.) и протокол самого совещания, согласно которому некоторые райисполкомы приняли конкретные меры, направленные на организацию архивного дела. Так, Куйбышевский райисполком составил план мероприятий по улучшению архивного дела в районе; Людиновский – принял решение «О состоянии и мерах по улучшению архивного дела в районе». Статьи, затрагивающие эту тематику, были напечатаны в некоторых районных газетах заметки «Больше внимания хранению архивных документов» (Думиничский р-н), «Беречь архивы» (Юхновский р-н) и др. Малоярославецкий райгосархив провел общественный смотр ведомственных архивов, в ходе которого комиссией было проверено 57 учреждений, сельских Советов и колхозов. Результаты смотра нашли отражение на страницах районной печати.
В связи с подготовкой к сессии облсовета вопроса о работе колхозов и совхозов области, архивный отдел указал райгосархивам проверить состояние делопроизводства и архивов в совхозах. Результаты проверок были обобщены и изложены в докладной записке на имя председателя облисполкома А.И. Демидовой. В ней сообщалось о крайне неудовлетворительном хранении документов на местах. В итоге вышло распоряжение облисполкома № 424-Р от 25 сентября 1963 г., обязывающее областное управление производства и заготовок навести должный порядок в хранении документов в подведомственной сети.
Таким образом, благодаря поддержке государственных органов и активной позиции руководства архива были спасены от гибели документы предприятий и учреждений районного звена и, насколько это было возможно, налажено делопроизводство в совхозах и колхозах области.
Распоряжением облисполкома № 913-р от 29 сентября 1965 г. при архивном отделе была образована хозрасчетная группа в составе 7 человек для отбора на государственное хранение и научно-технической обработки документов. с середины 1960-х гг. внутренняя структура архивных учреждений области включала: архивный отдел – 7 человек; Госархив Калужской области (27 человек) и райгосархивы. Таким образом, в 1970-1980-е гг. структура архивов области представляла собой типичную схему устройства архивных органов того времени и отражала все основные тенденции развития архивного дела советского государства.
После трагической гибели в октябре 1983 г. зав. архивным отделом В.Н. Самцовой, на ее место в 1984 г. был назначен А.Н. Артизов, проработавший на этой должности до 1987 г.
С приходом нового руководителя в архивном деле области произошли заметные изменения. Приказом от 12 апреля 1984 г. была создана дирекция госархива Калужской области. Для проведения экспертизы ценности документов архивного отдела и упорядочения текущего архива при архивном отделе была создана ЭПК. Решением облисполкома № 369 от 14 мая 1984 г. была образована коллегия архивного отдела.
Приказом заведующего архивным отделом от 29 мая 1984 г. были распределены обязанности между руководящим составом архивных учреждений. Заведующий архивным отделом осуществлял общее руководство, решал вопросы финансирования, капстроительства, ремонта, производил подбор и расстановку кадров в архивном отделе, контролировал работу коллегии архивного отдела, научного совета, ЭПК, вопросы соцсоревнования, работу облгосархива. Его заместитель руководил работой райгосархивов, занимался вопросами обеспечения их методпособиями и организацией соцсоревнований. В его ведении было планирование, отчетность, делопроизводство архивного отдела, а также сотрудничество с научно-педагогическим обществом "Знание", Всероссийским обществом охраны памятников истории и культуры (ВООПИК) и др., замещение заведующего отделом по всем вопросам, исключая финансовые.
К концу 1980-х гг. организация архивной работы в области строилась в строгом соответствии с распоряжениями, приказами и письмами Главархива СССР и РСФСР, а также решениями и распоряжениями облисполкома по основным вопросам.
Сложившаяся к концу 1980-х гг. структура архивных учреждений области способствовала установлению стабильности в работе архивных учреждений по усилению контроля в делопроизводстве, обеспечению сохранности документов временного срока хранения, регулярному комплектованию госархива документами постоянного срока хранения, более четкой организации их учета и максимальному использованию в решении практических задач.
В 1991–1994 г. областной администрацией был принят ряд постановлений, касающихся развития архивного дела в области, в том числе № 109 от 26 мая 1993 г. «О государственном регулировании развития архивного дела в области». В постановлении предписывалось, управлению юстиции области и местным администрациям при регистрации уставов предприятий с разными формами собственности, учитывать вопросы организации делопроизводства, сохранности архивных документов организаций-предшественников. В случае ликвидации или реорганизации предприятия независимо от формы собственности документы по личному составу должны передаваться в архив документов по личному составу. Местные администрации были обязаны согласовывать с архивным отделом реорганизацию архивных учреждений в районах области.
На основании постановления главы администрации Калужской области № 15 от 20 ноября 1991 г. "О структуре аппарата администрации Калужской области" архивный отдел облисполкома был переименован в архивный отдел администрации области. Постановлением администрации Калужской области № 238 от 11 июля 1995 г. "Об архивном отделе администрации Калужской области" архивный отдел стал именоваться управлением по делам архивов Калужской области.
Постановлением Губернатора Калужской области № 370 от 2 октября 2006 г. "О внесении дополнений в постановление администрации Калужской области от 11.07.95 № 238 "Об архивном отделе администрации Калужской области" (в редакции постановлений Губернатора области от 11.10.02 № 635 и от 29.11.02 № 760)" была утверждена предельная штатная численность управления по делам архивов Калужской области в количестве 5 штатных единиц (без учета технического персонала).
Постановлением Губернатора Калужской области № 63 от 17 февраля 2016 г. "О внесении дополнений в постановление администрации Калужской области от 11.07.95 № 238 "Об архивном отделе администрации Калужской области" (в редакции постановлений Губернатора области от 11.10.2002 № 635 и от 29.11.2002 № 76, от 02.10.2006 № 370)" была утверждена новая редакция положения об управлении по делам архивов Калужской области.
С организацией архивного дела в Калужской губернии в январе 1919 г. ознакомился, приехавший из Москвы инспектор Главархива РСФСР А.И. Сомов. Для чего ему были представлены планы и отчеты о работе архивной секции Калужского общества истории древностей (КОИД). В результате, 21 февраля 1919 г. коллегия Главархива РСФСР назначила председателя секции Алексея Васильевича Борисенкова уполномоченным Главного Управления Архивным Делом по Калужской губернии. Декрет (положение) СНК о губернских архивных фондах от 31 марта 1919 г. внес большую ясность в работу архивных учреждений, определив основные направлениях деятельности на местах. По Декрету (Положению) в каждой губернии создавался единый губернский архивный фонд (ЕГАФ) как составная часть ЕГАФ РСФСР, который аналогично ему делился на отделы.
В 1920-е годы работа архива, в основном, была направлена на обследование архивной части делопроизводства в советских учреждениях, инструктирование их сотрудников по вопросам организации и ведения как общих, так и текущих архивов; начата активная работа по сверке наличия документов и картонированию.
Положение СНК о губернских архивных фондах не предусматривало создания уездных архивов, поэтому документы должны были быть собраны в соответствующих помещениях губернских, уездных, волостных и прочих, находящихся вне губернского города архивов. По этой причине, помимо работы в губернском городе, А.В. Борисенковым вместе с сотрудниками было обследовано 120 архивов уездных городов Перемышля, Тарусы, Мещовска, Медыни, Мосальска, Козельска, Боровска, Воротынска, Серпейска, а с апреля 1919 г. по ноябрь 1920 г. было перевезено из уездов в Калугу 12 архивов. В сложившейся непростой ситуации важно было найти и привлечь для архивной работы в уездах единомышленников. в 1920 г. упоминается С.Л. Облеухова как первый уездный архивист в Малоярославце.
К началу 1921 г. резко ухудшилось финансовое положение учреждения. Оно было под угрозой закрытия. В апреле 1921 г А.В. Борисенкова освободили от занимаемой должности. Уведомлением Главархива от 25 июня 1921 г. заведующим губернским архивным бюро был назначен Дмитрий Иванович Малинин.
С момента организации Калужское губархбюро было в двойном подчинении – ведении Главархива (получая от него финансирование и распоряжения об утверждении сотрудников), и губернского отдела народного образования. После перехода Центрархива РСФСР в 1922 г. в подчинение ВЦИК, Калужское губернское отделение, переименованное в губотдел Центрархива, перешло в ведение Калужского губисполкома, получив статус отдела. Это привело к изменению порядка финансирования Калужского губархива, включая обслуживающий персонал, который был переведен на местный бюджет. На содержании центра был оставлен только его управленческий аппарат.
После издания 25 ноября 1922 г. временного положения о губархбюро произошли изменения в структуре учреждения, внесшие некоторую ясность и определенность в его взаимоотношения с другими структурами. Все руководство архивным делом в губернии возлагалось на губархбюро, состоявшие при президиуме исполкомов, которые по научно-теоретической части стали подчиняться Центральному Архивному Управлению (ЦАУ) и в то же время должны были выполнять директивы местных исполкомов. К концу 1923 г. губархбюро было в ведении Президиума губисполкома, подчиняясь директивам Центрархива по вопросам архивного дела.
В трудных условиях немногочисленный штат сотрудников архива, осознавая свою личную ответственность, прилагал огромные усилия для сохранения документального наследия. В 1923 г. наметились первые положительные тенденции в деятельности архивных учреждений губернии. Увеличение в апреле госкредитов на содержание штатного состава служащих, позволило пополнить штат архива. По причине «укрепления» местного бюджета улучшилось материальное положение служащих губархива. Появилась возможность вместо уполномоченных губархива, работавших по 10 уездам безвозмездно, назначить отдельных архивариусов с возложением на них обязанностей по выявлению, концентрации и разборке уцелевших архивных материалов. В помощь им была разослана инструкция, в которой подробно излагались принципы и методы работы в уездах.
Уездные архивариусы состояли при президиумах исполкомов, подчиняясь им в административном, финансовом и хозяйственном отношениях. По вопросам архивного дела они должны были руководствоваться основными декретами СНК по архивному делу и директивам Губархбюро, которому представляли ежемесячные отчеты. Основными задачами деятельности уездных архивариусов были: 1) организация единого уездного архивного фонда путем выявления и взятия на учет всех архивных фондов упраздненных учреждений до 1918 г., учреждений ликвидируемых после 1917 г., общественных организаций и частных лиц (бывших помещиков и др.); 2) создание центрального уездного хранилища и пополнение его новыми архивными материалами.
В круг прямых обязанностей уездных архивариусов входило: а) розыск неизвестных архивов (волостных, церковных, монастырских, частных и др.) путем рассылки анкет, расспросами и другими способами; взятие их на учет или перевозка в уездное актохранилище; б) наблюдение за сохранностью архивных фондов уездного города; в) организация перевозок архивных фондов в уездное актохранилище; г) прием архивных материалов, упраздненных учреждений; д) разборка и систематизация архивных материалов по годам, лицам, предметам, составление учетных карточек на разобранные фонды; е) составление описей, алфавитов и каталогов архивных материалов; ж) прием дел от ликвидируемых и действующих учреждений. Архивариус был обязан обследовать архивы действующих учреждений города и уезда, инструктировать их сотрудников по вопросам организации и ведения текущих архивов и делопроизводства. Кроме того, ему вменялось в обязанность исполнять отдельные поручения Губархбюро и задания отделов уездного исполкома по использованию уездного архивного фонда «для нужд местного управления» и «для нужд местного советского строительства». В инструкции оговаривалось, что выполнение уездными архивариусами местных заданий не должно препятствовать их повседневной архивной работе по общим планам центра и отдельным заданиям Губархбюро.
На 1 января 1924 г. все документы хранились в специально оборудованных актохранилищах или во временных помещениях. Первых было 20 (в Калуге – 6; Мещовске – 3; Медыни и Перемышле по 2; Боровске, Мосальске, Малоярославце, Тарусе, Юхнове, Лихвине, Спас-Деменске по 1, вторых – 52 (в Калуге – 10; Боровске – 11; Перемышле – 6; Медыни, Мещовске, Тарусе по 5; Мосальске, Козельске по 4; Юхнове (после пожара) – 2).
Упразднение в 1929 г. Калужской губернии, распределение ее территории между Московской и западной областями обусловило преобразование Калужского губернского архивного бюро в Калужское окружное архивное бюро и поставило перед местными архивными органами задачи по организации новой сети архивов, решение вопросов со штатными единицами, финансированием, концентрацией в архиве документов ликвидированных учреждений, спасение их от гибели, и др.
С целью укрепления районов и сельсоветов 1 сентября 1930 г. был ликвидирован Калужский округ, а входившие в него районы распределены между соседними областями (Московской и Западной). Ликвидация окружных территориальных объединений повлекла за собой новую реорганизацию местных архивов. Президиум Коллегии ЦАУ 30 июня 1930 г. рассмотрел вопрос о реорганизации местных архивных учреждений в связи с упразднением окружных бюро. 20 сентября 1930 г. Калужское окрархбюро было преобразовано в Калужское отделение Московского областного архивного бюро.
После образования 5 июля 1944 г. Калужской области начинается новый этап в истории организации архивного дела в Калужском крае, связанный с изменениями структуры органов управления архивами и созданием сети районных архивов.
Распоряжением ГАУ НКВД СССР № 37/6/526 от 12 октября 1944 г. был образован архивный отдел управления НКВД по Калужской области, а Калужский филиал Тульского облгосархива преобразован в Государственный архив Калужской области. Создание районных и городских архивов проходило постепенно: в 1944 г. государственное хранение документов осуществляли: городской архив в Малоярославце и 10 районных – в Хвастовичском, Людиновском, Сухиничском, Куйбышевском, Кировском, Барятинском, Дзержинском, Козельском, Медынском и Мещовском районах; в 1945 г. были созданы городские архивы в Жиздре, Боровске и 10 районных – в Бабынинском, Детчинском, Перемышльском, Тарусском, Высокиничском, Думиничском, Износковском, Мосальском, Спас-Деменском и Юхновском районах. На 1946 г. не было райгосархивов в Дугнинском, Ульяновском, Угодско-Заводском районах и в Калужском.
В первые годы после создания архивного отдела его работа была организована не на должном уровне. Сигналы о помощи с мест игнорировались. Таким образом, состояние архивного дела в районах было неудовлетворительным. Несмотря на то, что только в 4 районах не были организованы архивы, в действительности архивный отдел не располагал сведениями о положении дел в архивных учреждениях других районов.
В октябре 1947 г. на должность начальника архивного отдела был назначен Г.И. Поплаухин, имеющий высшее специальное образование, а ст. научным сотрудником – Павел Вениаминович Богословский, обучавшийся на заочном отделении Московского историко-архивного института. Приказом начальника УМВД по Калужской области 3 августа 1949 г. последний стал начальником архивного отдела.
Большие сложности с помещениями были и у архивов районного звена. В послевоенные помещения архивам не предоставлялись, а те, что были, нередко отбирались, сотрудникам не выплачивалась заработная плата, не решался кадровый вопрос. Например, только после возбуждения архивным отделом ходатайства перед председателем облисполкома Малоярославецкому райгосархиву было возращено помещение, а через областной финотдел урегулирован вопрос с оплатой труда заведующим райгосархивов.
К 1947 г. в некоторых райгосархивах, (например, в Хвастовичском и Калужском) отсутствовали заведующие. Оборудованные соответствующие помещения имели только 8 райгосархивов (Кировский, Козельский, Дзержинский, Перемышльский, Малоярославецкий, Износковский, Медынский, Угодско-Заводский). В 4 райгосархивах (Боровском, Сухиничском, Детчинском, Спас-Деменском) помещения не соответствовали установленным нормам, а в остальных 13 районах архивы вообще не имели никаких помещений. На 1 января 1950 г. из 28 архивов области (ГАКО, 4 городских и 23 районных) специально оборудованные помещения имели 18. Вследствие этого работа по комплектованию в них не проводилась. Заведующие этими райгосархивами ограничивались обследованием учреждений на предмет наличия в них документов. Общее количество учтенных документов, хранящихся в райгосархивах, составило 13519 дел за 1937–1945 гг., из них приведено в порядок 6870 дел. комплектование кадрами в рай(гор)архивах отражают следующие данные: на 1948 г. значится 26 заведующих, в 1949 г. – 27, в 1950–1951гг. – 28, в 1952 г. – 29, следовательно, заведующие были назначены во все рай(гор) архивы.
К 1953 г. вопрос об обеспечении помещениями райгосархивов так и оставался открытым. Местные органы власти не выполняли решения облисполкома. Приказ МВД СССР № 0280 от 23 октября 1953 г. обязывал начальников райотделов МВД принять меры к обеспечению помещениями и проведению их ремонта. положение осложнялось тем, что решение вопроса целиком зависело только от местных властей, а архивный отдел выступал в роли просителя.
В 1953–1954 гг. архивные учреждения области работали в не менее сложной, чем в предшествующие годы обстановке. В еще более трудном положении оказались районные архивы. Заведующих обязывали заниматься не архивной работой, а выполнять обязанности сотрудников райисполкомов. На работе рай (гор) архивов самым отрицательным образом сказывалось крайне неудовлетворительное их финансирование (денежные средства выделялись только на зарплату). Решение облисполкома, обязывающее руководителей райисполкомов «производить удовлетворение материальных нужд за счет общих отделов исполкомов», выполнялось очень редко.
В 1956 г. преемником П.В. Богословского стала ст. научный сотрудник архивного отдела В.Н. Самцова. Начало руководства ею архивными учреждениями совпало с выходом в свет Постановления СМ СССР № 246 от 07.02.1956 «О мерах по упорядочению хранения и лучшему использованию архивных материалов министерств и ведомств». Во исполнение этого постановления было принято решение облисполкома № 18-441 от 21.07.1956 «О мерах по улучшению режима хранения и использования архивных материалов государственных и ведомственных архивов области».
Большое значение в развитии архивных органов в данный период имели решения и постановления центральных и областных органов власти и управления. Так, в 1959 г. было принято решение Калужского облисполкома № 1-20 от 10 января 1959 г. «Об организации архивного отдела в области», утвердившее сеть государственных архивов и наметившее мероприятия по улучшению архивного дела в области. 28 июля 1961 г. СМ СССР утвердил Положение о ГАУ при СМ СССР и сеть центральных государственных архивов СССР. На основании постановлений СМ РСФСР № 1424 от 25 ноября 1961 г. и № 328 от 20 марта 1962 г. Калужский облисполком принял решение № 205 от 10 апреля 1962 г. «О создании архивного отдела облисполкома», утвердив Положение о нем. Архивный отдел создавался на базе архивного отдела УВД для осуществления руководства архивным делом в области. В его непосредственном ведении были документы ГАФ СССР, находящиеся в госархивах области. На отдел возлагались: научное и организационно-методическое руководство работой госархивов области; контроль за проведением мероприятий по обеспечению сохранности, состоянием архивных материалов, постановкой документальной части текущего делопроизводства в учреждениях, организациях и предприятиях области, за проведением мероприятий по учету, обеспечению сохранности, режима хранения, за комплектованием госархивов; организация и контроль за использованием документальных материалов в различных целях; организация экспертизы ценности документов. При архивном отделе создавались научный совет и экспертно-проверочная комиссия (ЭПК).
Сеть государственных архивов области в этот период состояла из областного, 5 городских и 22 районных архивов.
Обследование райгосархивов показало, что к 1960 г. все районы, за исключением Ульяновского, закончили паспортизацию ведомственных архивов и представили в архивный отдел области уточненные списки учреждений, организаций и предприятий с указанием количества документов в каждом из них, включая сведения о документах постоянного срока хранения. В свою очередь в архивном отделе была заведена картотека по каждому району, в которую вносились все последующие изменения. Был организован картотечный учет существующих учреждений по районам. В карточки вносились сведения, поступающие в архивный отдел из районов об отборочных списках, с указанием количества включенных в них дел и утвержденных ЭПК; количество дел по описи, прилагаемой к отборочному списку, единиц хранения, состоящих на учете в райгосархивах и т.д.
Существенным тормозом в работе райгосархивов была недооценка архивной работы со стороны райисполкомов. До начала 1960-х гг. в Боровском, Калужском, Медынском, Юхновском, Барятинском, Угодско-Заводском районах на заведующих райгосархивами были возложены обязанности бухгалтеров и зав. спецчастью. После совещания у секретаря облисполкома 12 февраля 1960 г. о результатах проверки ведомственных архивов, в райисполкомы и ведущие учреждения области было разослано распоряжение (№ 102-р от 25 февраля 1960 г.) и протокол самого совещания, согласно которому некоторые райисполкомы приняли конкретные меры, направленные на организацию архивного дела. Так, Куйбышевский райисполком составил план мероприятий по улучшению архивного дела в районе; Людиновский – принял решение «О состоянии и мерах по улучшению архивного дела в районе». Статьи, затрагивающие эту тематику, были напечатаны в некоторых районных газетах заметки «Больше внимания хранению архивных документов» (Думиничский р-н), «Беречь архивы» (Юхновский р-н) и др. Малоярославецкий райгосархив провел общественный смотр ведомственных архивов, в ходе которого комиссией было проверено 57 учреждений, сельских Советов и колхозов. Результаты смотра нашли отражение на страницах районной печати.
В связи с подготовкой к сессии облсовета вопроса о работе колхозов и совхозов области, архивный отдел указал райгосархивам проверить состояние делопроизводства и архивов в совхозах. Результаты проверок были обобщены и изложены в докладной записке на имя председателя облисполкома А.И. Демидовой. В ней сообщалось о крайне неудовлетворительном хранении документов на местах. В итоге вышло распоряжение облисполкома № 424-Р от 25 сентября 1963 г., обязывающее областное управление производства и заготовок навести должный порядок в хранении документов в подведомственной сети.
Таким образом, благодаря поддержке государственных органов и активной позиции руководства архива были спасены от гибели документы предприятий и учреждений районного звена и, насколько это было возможно, налажено делопроизводство в совхозах и колхозах области.
Распоряжением облисполкома № 913-р от 29 сентября 1965 г. при архивном отделе была образована хозрасчетная группа в составе 7 человек для отбора на государственное хранение и научно-технической обработки документов. с середины 1960-х гг. внутренняя структура архивных учреждений области включала: архивный отдел – 7 человек; Госархив Калужской области (27 человек) и райгосархивы. Таким образом, в 1970-1980-е гг. структура архивов области представляла собой типичную схему устройства архивных органов того времени и отражала все основные тенденции развития архивного дела советского государства.
После трагической гибели в октябре 1983 г. зав. архивным отделом В.Н. Самцовой, на ее место в 1984 г. был назначен А.Н. Артизов, проработавший на этой должности до 1987 г.
С приходом нового руководителя в архивном деле области произошли заметные изменения. Приказом от 12 апреля 1984 г. была создана дирекция госархива Калужской области. Для проведения экспертизы ценности документов архивного отдела и упорядочения текущего архива при архивном отделе была создана ЭПК. Решением облисполкома № 369 от 14 мая 1984 г. была образована коллегия архивного отдела.
Приказом заведующего архивным отделом от 29 мая 1984 г. были распределены обязанности между руководящим составом архивных учреждений. Заведующий архивным отделом осуществлял общее руководство, решал вопросы финансирования, капстроительства, ремонта, производил подбор и расстановку кадров в архивном отделе, контролировал работу коллегии архивного отдела, научного совета, ЭПК, вопросы соцсоревнования, работу облгосархива. Его заместитель руководил работой райгосархивов, занимался вопросами обеспечения их методпособиями и организацией соцсоревнований. В его ведении было планирование, отчетность, делопроизводство архивного отдела, а также сотрудничество с научно-педагогическим обществом "Знание", Всероссийским обществом охраны памятников истории и культуры (ВООПИК) и др., замещение заведующего отделом по всем вопросам, исключая финансовые.
К концу 1980-х гг. организация архивной работы в области строилась в строгом соответствии с распоряжениями, приказами и письмами Главархива СССР и РСФСР, а также решениями и распоряжениями облисполкома по основным вопросам.
Сложившаяся к концу 1980-х гг. структура архивных учреждений области способствовала установлению стабильности в работе архивных учреждений по усилению контроля в делопроизводстве, обеспечению сохранности документов временного срока хранения, регулярному комплектованию госархива документами постоянного срока хранения, более четкой организации их учета и максимальному использованию в решении практических задач.
В 1991–1994 г. областной администрацией был принят ряд постановлений, касающихся развития архивного дела в области, в том числе № 109 от 26 мая 1993 г. «О государственном регулировании развития архивного дела в области». В постановлении предписывалось, управлению юстиции области и местным администрациям при регистрации уставов предприятий с разными формами собственности, учитывать вопросы организации делопроизводства, сохранности архивных документов организаций-предшественников. В случае ликвидации или реорганизации предприятия независимо от формы собственности документы по личному составу должны передаваться в архив документов по личному составу. Местные администрации были обязаны согласовывать с архивным отделом реорганизацию архивных учреждений в районах области.
На основании постановления главы администрации Калужской области № 15 от 20 ноября 1991 г. "О структуре аппарата администрации Калужской области" архивный отдел облисполкома был переименован в архивный отдел администрации области. Постановлением администрации Калужской области № 238 от 11 июля 1995 г. "Об архивном отделе администрации Калужской области" архивный отдел стал именоваться управлением по делам архивов Калужской области.
Постановлением Губернатора Калужской области № 370 от 2 октября 2006 г. "О внесении дополнений в постановление администрации Калужской области от 11.07.95 № 238 "Об архивном отделе администрации Калужской области" (в редакции постановлений Губернатора области от 11.10.02 № 635 и от 29.11.02 № 760)" была утверждена предельная штатная численность управления по делам архивов Калужской области в количестве 5 штатных единиц (без учета технического персонала).
Постановлением Губернатора Калужской области № 63 от 17 февраля 2016 г. "О внесении дополнений в постановление администрации Калужской области от 11.07.95 № 238 "Об архивном отделе администрации Калужской области" (в редакции постановлений Губернатора области от 11.10.2002 № 635 и от 29.11.2002 № 76, от 02.10.2006 № 370)" была утверждена новая редакция положения об управлении по делам архивов Калужской области.
Тел./факс: (4842) 222-593 
248018, г. Калуга, ул. Баррикад, д. 172
