Государственный архив документов по личному составу Калужской области был создан как объединённый междуведомственный архив приказом производственного управления сельского хозяйства Калужского облисполкома от 30.12.1977 № 274-к “Об образовании объединённого архива” во исполнение приказа Министерства сельского хозяйства от 13.07.1973 № 220 “Об образовании при министерствах сельского хозяйства автономных республик, управления сельского хозяйства крайисполкомов и облисполкомов объединённых междуведомственных архивов” и решения облисполкома от 14.02.1974 № 101 “Об образовании при управлении сельского хозяйства облисполкома объединённого междуведомственного архива”.

Объединённый междуведомственный архив на правах самостоятельного структурного подразделения подчинялся производственному управлению сельского хозяйства Калужской области.

Научное и организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществлялось архивным отделом Калужского облисполкома и областным Госархивом.

Приказом Агропромышленного комитета Калужской области от 15.10.1986 № 500 “О номенклатуре должностей Калужского областного агропромышленного комитета” архив переименован в объединенный междуведомственный архив агропромышленного комитета Калужского облисполкома.

Постановлением администрации Калужской области от 29.10.1992 № 25 архив переименован в междуведомственный архив департамента сельского хозяйства Калужской области.

Постановлением администрации Калужской области от 15.12.1992 № 325 “О создании областного архива по личному составу” архив был упразднён и на его базе создан областной архив по личному составу.

На основании Указа Президента РФ от 17.03.1994 № 552 “Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России” и распоряжения Городского Головы от 27.03.1998 № 905-р “О регистрации государственного учреждения” архив перерегистрирован в Государственное учреждение “Государственный архив документов по личному составу Калужской области», учреждённое Управлением по делам архивов администрации Калужской области.

Постановлением Правительства Калужской области от 21.03.2011 № 137 «О создании государственных казенных учреждений Калужской области путем изменения типа» было создано Государственное казенное учреждение Калужской области «Государственный архив документов по личному составу Калужской области».

На 1 января 2024 года в архиве насчитывается 208643 единиц хранения, учтённых

по 352 фондам (из которых 4 объединенных фонда), в том числе:

- управленческой документации 64;

- документов по личному составу 208579.