Декрет «О реорганизации и централизации архивного дела», принятый 1 июня 1918 г., положил начало новому этапу в истории архивного дела в стране. Централизованная система хранения документов, установила совершенно иные принципы организации архивов. Все документы национализировались и составляли Единый государственный архивный фонд. Для управления был создан Главархив в Москве.

С организацией архивного дела в Калужской губернии в январе 1919 г. ознакомился, приехавший из Москвы инспектор Главархива РСФСР А.И. Сомов. Для чего ему были представлены планы и отчеты о работе архивной секции Калужского общества истории древностей (КОИД). В результате, 21 февраля 1919 г. коллегия Главархива РСФСР назначила председателя секции Алексея Васильевича Борисенкова уполномоченным Главного Управления Архивным Делом по Калужской губернии. Декрет (положение) СНК о губернских архивных фондах от 31 марта 1919 г. внес большую ясность в работу архивных учреждений, определив основные направлениях деятельности на местах. По Декрету (Положению) в каждой губернии создавался единый губернский архивный фонд (ЕГАФ) как составная часть ЕГАФ РСФСР, который аналогично ему делился на отделы.

В короткие сроки представителями местной интеллигенции в губернии был создан архив и налажена его деятельность по сбору и описанию документов. Нормальной работе нового учреждения препятствовали многие факторы. Главным из них было отсутствие собственного помещения для размещения документов и работы сотрудников. Только благодаря бескорыстию и самоотверженному труду первых архивистов, их неформальному отношению к служебным обязанностям в 1920-е гг. был спасен от уничтожения и сохранен для потомков огромный массив документов.

30 июня архиву было выделено, помещение бывшего ночлежного дома, представлявшее собой одноэтажное строение «вполне исправное и относительно надежное». Но и оно вскоре заполнилось. В 1925 г. губархиву выделили новое помещение – здание бывшего Казанского девичьего монастыря полезной площадью 520 кв. м., в которое он переехал к 1927 г.

Основу документального комплекса Калужского архива составили материалы, собранные Калужской ученой архивной комиссией. Калужскими архивистами была проведена большая работа по концентрации документов губернских и уездных учреждений дореволюционной России в архивохранилищах. Несмотря на тяжелые условия, архивисты смогли разобрать и систематизировать значительный комплекс разнообразных документов, которые в результате проделанной работы были поставлены на учет.

В 1920-е годы работа архива, в основном, была направлена на обследование архивной части делопроизводства в советских учреждениях, инструктирование их сотрудников по вопросам организации и ведения как общих, так и текущих архивов; начата активная работа по сверке наличия документов и картонированию дел. Большое внимание уделялось разбору и отправке в Москву эвакуированных в Калужскую губернию еще в период Первой мировой войны фондов гродненских, брест-литовских и других учреждений. В этот период документы «страдали» от частых перемещений, в результате которых часть фондов рассыпалась, перепутывалась и портилась.

В научном отношении наиболее плодотворным периодом для Калужского архива были первые годы его существования, когда в нем трудились квалифицированные, преданные своему делу сотрудники – типичные представители дореволюционной научной интеллигенции (А.В. Борисенков, Д. И. Малинин, Д. А. Никольский, В. В. Виноградов и др.), которыми был подготовлен ряд содержательных научных исследований по разным аспектам истории Калужского края, сохранности архивов, выявлены и описаны комплексы ценных документов.
Упразднение в 1929 г. Калужской губернии, распределение ее территории между Московской и западной областями обусловило преобразование Калужского губернского архивного бюро в Калужское окружное архивное бюро и поставило перед местными архивными органами сложные задачи: организацию новой сети архивов, решение вопросов со штатными единицами, финансированием, концентрацией в архиве документов ликвидированных учреждений, спасение их от гибели, и др. С целью укрепления районов и сельсоветов 1 сентября 1930 г. был ликвидирован Калужский округ, а входившие в него районы распределены между соседними областями (Московской и Западной). Ликвидация окружных территориальных объединений повлекла за собой новую реорганизацию местных архивов. Президиум Коллегии ЦАУ 30 июня 1930 г. рассмотрел вопрос о реорганизации местных архивных учреждений в связи с упразднением окружных бюро, и провел совещание с местными представителями. В результате была определена новая система организации архивных учреждений на местах, согласно которой в регионах, где не было возможности перегруппировки документов из окружного центра в областной, создавались отделения областного архива. 20 сентября 1930 г. Калужское окрархбюро было преобразовано в Калужское отделение Московского областного архивного бюро.

Административно-территориальные изменения конца 1920-х – начала 1930-х гг. самым негативным образом повлияли на формирование архивного фонда губернии. Упразднение в 1929 г. Калужской губернии привело к понижению статуса архивных учреждений. В период административных преобразований из-за многократных изменений в архивной системе были безвозвратно утрачены большие комплексы документов.

Макулатурные кампании, развернувшиеся в начале 1930-х гг. и приведшие к гибели значительной части документального наследия, почти не затронули Калужский регион, что позволило спасти от безумного уничтожения многие комплексы архивных документов.

В 1937 г., вслед за очередными изменениями административно-территориального деления (распределением калужской территории между вновь образованными Тульской, Смоленской и Орловской областями) Калужское отделение Московского областного архивного управления было передано в ведение Тульского областного архивного управления. Циркуляром ГАУ НКВД СССР от 7 апреля 1941 г. устанавливался порядок реорганизации республиканских, краевых и областных архивов. В результате проведенных административных преобразований Калужское отделение Тульского областного архива стало Калужским филиалом Государственного архива Тульской области (ГАТО).

Самый трудный в истории Калужского архива период совпал с Великой Отечественной войной 1941–1945 гг., внесшей существенные изменения в работу Калужского филиала ГАТО. Приближение вражеских немецко-фашистских войск к г. Калуге вынудило немедленно приступить к эвакуации части документального фонда в другие регионы страны. погрузка в вагоны документов Калужского архива проходила в обстановке начавшейся 4 октября 1941 г. бомбардировки города с воздуха. В первую очередь эвакуировали документы секретного архива и «наиболее актуальные в политическом и научном отношении материалы». В их число вошли основные фонды дореволюционных и советских губернских учреждений, военные фонды, фонды органов милиции, суда и прокуратуры. Все фонды, отобранные к эвакуации в первую очередь, были вывезены полностью. Малочисленным составом архивисты стремились обеспечить сохранность документов, остававшихся на оккупированной территории и вывезенных в тыл. Всего было эвакуировано 126 фондов (45375 ед. хр.) первоначально в Саратовскую, а затем в Курганскую области. Несмотря на предпринимавшиеся меры, часть документов при перевозках была утрачена.

В период немецко-фашистской оккупации города Калуги (12 октября –30 декабря 1941 г.) здание архива (ул. Кооперативный пос., 1) было закрыто. Несмотря на то, что боевые действия по освобождению города в декабре 1941 г. велись на соседних с архивом улицах, документы в помещении не пострадали. После изгнания немецких оккупантов начальник архива и два сотрудника начали очистку от грязи, хлама и мусора архивохранилища; был разобран сваленный на пол не эвакуированный материал, установлена сторожевая охрана, введено круглосуточное дежурство сотрудников архива, опечатывание и пломбирование шкафов в архивохранилище.

После освобождения Калуги от немецко-фашистских захватчиков главным направлением деятельности калужских архивистов стал сбор документов учреждений, организаций и предприятий, созданных на территории Калуги и Калужского района немецко-фашистскими захватчиками. В процессе этой работы были выявлены ценные материалы по истории города периода оккупации и организовано хранение документов в приступивших к работе советских учреждениях. 31 января 1944 г. был получен приказ о реэвакуации архивных документов, а в мае 1944 г. они вернулись в Калугу.

После образования 5 июля 1944 г. Калужской области начинается новый этап в истории организации архивного дела в Калужском крае, связанный с изменениями структуры органов управления архивами и созданием сети районных архивов.

Распоряжением ГАУ НКВД СССР № 37/6/526 от 12 октября 1944 г. был образован архивный отдел управления НКВД по Калужской области, а Калужский филиал Тульского облгосархива преобразован в Государственный архив Калужской области. Таким образом, Калужский филиал Тульского облгосархива приобрел самостоятельный статус, следствием чего стало увеличение его численного состава и расширение производственных функций, что позволило более внимания уделять организации делопроизводства учреждений и организаций области, наладить регулярное комплектование архива документами и материалами. Внутренняя структура облгосархива подвергалась изменениям в соответствии с общими процессами развития архивной отрасли: учреждались и упразднялись отделы, изменялась схема организации документов. Важно отметить, что на организацию работы архивной системы отчасти значительное влияние оказывали изменения в кадровом составе. Руководителей, не имевших даже среднего образования, заменили специалисты с базовым архивным образованием, сумевшие организовать практическую работу архивных учреждений на профессиональном уровне. Тем самым был создан определенный механизм их деятельности, действовавший в области на протяжении нескольких десятилетий. Позитивной стороной решения кадрового вопроса следует считать стабильность и преемственность руководящего состава архивного отдела и облгосархива. Это позволило сохранять и совершенствовать сложившиеся ранее традиции и опыт административной работы. 

К концу 1980-х гг. организация архивной работы в области строилась в строгом соответствии с распоряжениями, приказами и письмами Главархива СССР и РСФСР, а также решениями и распоряжениями облисполкома по основным вопросам.

Сложившаяся к концу 1980-х гг. структура архивных учреждений области способствовала установлению стабильности в работе архивных учреждений по усилению контроля в делопроизводстве, обеспечению сохранности документов временного срока хранения, регулярному комплектованию госархива документами постоянного срока хранения, более четкой организации их учета и максимальному использованию в решении практических задач.

На состав и комплектование архивного фонда Калужского области, начиная с июля 1944 г. оказали влияние ряд факторов. Во-первых, боевые действия и период временной оккупации немецко-фашистскими войсками городов и районов области, и как результат утрата документов советских учреждений довоенного периода.

Во-вторых, образование Калужской области повлекло за собой массовое перемещение фондов по месту принадлежности из близлежащих областей: Тульской, Орловской, Брянской, Смоленской, Московской. Этим объясняется плохая сохранность и скудость состава документов ряда фондов за 1930-е - начало 1940-х гг.

В-третьих, аварийное состояние помещения архивохранилища и чрезмерная его загруженность не позволяли в полной мере осуществлять комплектование.

В 1961 г. были проведены организационно-методические мероприятия, обеспечивающие перестройку работы архивных учреждений по комплектованию и экспертизе ценности документов, а также контролю за ведомственными архивами. Решением облисполкома от 3 апреля 1961 г. № 203 были составлены, уточнены и утверждены списки № 1 и № 2 учреждений, предприятий и организаций, материалы которых подлежали и не подлежали приему на госхранение в архивы. Был разработан перспективный план комплектования облгосархива на 1961–1965 гг. За 10 лет (1962–1972 гг.) в архив поступило около 70 тыс. дел, что составило 22 % от всех хранящихся дел советского периода.

С 1964 г. началось планомерное комплектование облгосархива документами личного происхождения. проводилась огромная работа по популяризации архивного дела, разъяснению необходимости бережного отношения к документам учреждений. Через решения и распоряжения обл(гор) исполкомов архивисты старались привлекать руководителей организаций к проблемам своих архивов. Помимо этого ведомственным архивам периодически оказывалась должная методическая помощь в организации хранения документов и ведения делопроизводства.

Госархив успешно выполнял одну из главнейших задач ГАС СССР - всестороннее использование архивных документов в целях обеспечения потребностей общества в ретроспективной информации. В своей работе архивисты применяли разные формы использования архивных документов, что позволило ввести в научный оборот многочисленный комплекс исторических материалов. Архивистами было подготовлено несколько десятков статей для местной и центральной периодики, тематические публикации и подборки документов. Немаловажное значение имела работа над сборниками документов. Активно проводилась работа по популяризации архивного дела: архивисты организовывали Дни открытых дверей, экскурсии, беседы и встречи, читали лекции, выступали с докладами на конференциях. Большую роль в повышении уровня исследований оказывал Научный совет, на заседаниях которого рассматривались и обсуждались готовящиеся сборники, публикации, статьи, радиопередачи и др. Активно развивалась исследовательская работа, благодаря которой на основе архивных документов было подготовлено много научных разработок, большая часть которых увидела свет.

Постановлением Правительства Калужской области от 21.03.2011 № 137 «О создании государственных казенных учреждений Калужской области путем изменения типа» было создано Государственное казенное учреждение Калужской области «Государственный архив документов Калужской области».

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», постановлением Правительства Калужской области от 22.06.2010 № 240 «Об утверждении Плана мероприятий по реализации в Калужской области Федерального закона от 08.05.2010 № 83 – ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных учреждений», от 27.01.2011 № 30 «Об утверждении Положения о порядке создания, реорганизации, изменения типа и ликвидации государственных учреждений Калужской области и внесения в них изменений» и от 21.03.2011 № 137 «О создании государственных казенных учреждений Калужской области путем изменения типа» приказом управления по делам архивов Калужской области от 24 марта 2011 г. № 10 «Об утверждении устава Государственного казенного учреждения Калужской области «Государственный архив Калужской области» был утвержден устав Государственного казенного учреждения Калужской области «Государственный архив Калужской области».

2019 год – год столетнего юбилея Государственного архива Калужской области. Постановлением Губернатора Калужской области от 01 февраля 2019 г. №34 за особые заслуги и высокие достижения, способствующие социально-экономическому развитию Калужской области, Государственное казённое учреждение Калужской области «Государственный архив Калужской области» награждено медалью Калужской области «За особые заслуги перед Калужской областью» III степени.

           На 1 января 2024 г. в архиве насчитывается 998498 единиц хранения (из них 398757 периода до 1917 г.), учтённых по 3927 фондам, в том числе:

– управленческой документации 957330;

– документов личного происхождения 6193;

– научно-технической документации 9060;

– кино-, фото-, фонодокументов 19638;

– документов по личному составу 6277.

Научно-справочная библиотека архива насчитывает 36597 печатных изданий.