Государственный архив Калужской области является крупнейшим хранилищем региона (документы с XVII века по настоящее время). Обеспечение сохранности в нем реализуется через строгий климатический и охранный режим, а государственный учет — через ведение обязательной учетной документации (описи, листы фондов, дела фондов) и внедрение автоматизированных систем.

Обеспечение сохранности и государственный учет документов являются взаимосвязанными и фундаментальными направлениями деятельности Государственного архива Калужской области

В современных оборудованных хранилищах соблюдаются все условия хранения документов:

Температурно-влажностный режим: в архивохранилищах поддерживается стабильная температура (+17–19°C) и влажность (50–55%) с помощью систем кондиционирования и приточно-вытяжной вентиляции. Показания контролируются термогигрометрами.

Санитарно-гигиенический режим: проводится систематическая влажная уборка, защита от плесени, насекомых и грызунов (дератизация и дезинсекция).

Световой режим: хранение документов в темноте. Используется специальное освещение (лампы с низким ультрафиолетовым излучением), а солнечный свет исключен (в хранилищах нет окон).

Все документы размещены на металлических стеллажах. Для быстрого поиска и контроля ведутся топографические указатели (пофондовые и постеллажные). Они показывают точный адрес хранения документа (архивохранилище, стеллаж, шкаф, полка).

Регулярно архивисты проводят ремонт архивных документов (восстановление поврежденных листов, укрепление бумаги). При обнаружении биопоражений проводят дезинфекцию документов.

Для особо ценных документов создается страховой фонд: документы сканируются, а затем копируются на микрофильмы.

При наличии фонда пользования оригиналы выдаются исследователям в исключительных случаях, что позволяет сберечь оригиналы от механического износа.

Здание архива оснащено охранной и пожарной сигнализацией. Установлены металлические двери и решетки. Ведется контроль доступа в здание и архивохранилища.

Фиксируются все факты приема дел от организаций и частных лиц на постоянное хранение.

Как и большинство современных архивов, ГАКО активно внедряет информационные технологии. Используется ПИК «Каиса-Архив» — это система, куда вносятся заголовки дел, топографический указатель, ведется учет.

Учет неразрывно связан с контролем. Проводится проверка наличия и состояния архивных документов.

Общая протяжённость архивных полок на 31.12.2025 составила 22368,25 пог. м. В прежних, приспособленных под архивохранилища помещениях, протяженность архивных полок до переезда составляла 16685 пог.м.

На 31.12.2025 ГКУ «ГАКО» имеет на хранении 1009050 ед. хр. В то время как в 2015 г. этот показатель был равен 940439 ед. хр.