Одним из важнейших направлений деятельности ГКУ «ГАКО» является комплектование.

Под комплектованием архива понимается система мероприятий, цель которых отбор и передача документальных материалов на постоянное хранение. Источниками комплектования архива являются организации (органы власти, государственные и частные организации) и граждане, в деятельности которых образуются подлежащие передаче на постоянное хранение документы Архивного Фонда РФ. В список организаций – источников комплектования ГКУ «ГАКО» включено 133 организации.

Комплектование архива производится непрерывно и планомерно, главным образом за счет текущего делопроизводства организаций-источников. Процесс комплектования – это экспертиза ценности документов, отбор дел на постоянное хранение, составление описей и оформление дел, подготовка к передаче дел на постоянное хранение. За 2016–2025 годы подготовлены и утверждены описи дел постоянного хранения в количестве 43916 дел, организована передача в ГАКО на постоянное хранение 61844 дел.  

Работа по комплектованию архива включает оказание методической помощи организациям в подготовке номенклатур дел, положений об экспертной комиссии, положений об архиве организации, инструкций по делопроизводству, описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу, контроль за ведомственным хранением документов, консультации работников ведомственных архивов, участие в работе экспертных комиссий, учет документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях-источниках комплектования.

Отдельное направление – комплектование архива документами личного происхождения. ГАКО ведет работу по выявлению и приему на хранение личных фондов известных калужан: ученых, писателей, художников, общественных деятелей. Документы личного происхождения (рукописи, переписка, фотографии, мемуары) часто содержат уникальную информацию, отсутствующую в официальных документах, и имеют особую историческую ценность.

С 2018 года в научный оборот включено 1884 дела личных фондов, среди них – документы губернатора КО Артамонова А.Д., композитора Азатова Г.В., учёного-гидрографа Троицкого В.А., художницы Киселёвой Л.Г., писателей, краеведов, и др.

Таким образом, комплектование в ГКУ «ГАКО» – это сложный, многоступенчатый процесс, обеспечивающий систематическое пополнение Архивного фонда региона качественными документами, которые в свою очередь отражают материальную и духовную жизнь общества данного периода, имеющие историческое, экономическое, научное, социальное, политическое и культурное значение, которые впоследствии будут описаны, сохранены и предоставлены пользователям – от профессиональных историков до граждан, изучающих историю своей страны, своего региона, своей семьи.