Создание современных информационно-поисковых систем (ИПС) в Государственном архиве Калужской области - важный этап цифровизации исторических документов и доступности информации для исследователей, студентов, журналистов, краеведов, генеалогов и всех, кто обращается к архивным документам.

Деятельность по описанию и совершенствованию научно-справочного аппарата (НСА) в архиве представляет собой непрерывный, научно обоснованный процесс, направленный на улучшение качества поиска информации. Сюда относится переработка описей, создание каталогов, подготовка путеводителей и указателей.

Автоматизация и цифровизация поиска является логическим продолжением и развитием традиционных методов описания. Сотрудниками отдела ИПС созданы электронные каталоги метрических книг, исповедных, клировых ведомостей и описи церковного имущества. Для удобства пользователей все каталоги размещены на сайте архивной службы Калужской области.

Каталоги являются одним из наиболее важных видов ИПС архива. Самым большим и постоянно пополняющимся является систематический каталог. К каталогу обращаются сотрудники архива при составлении календарей знаменательных и памятных дат, при выявлении документов для сборников, при подготовке статей для периодической печати, радио и телевидения, пользователи, работающие в читальном зале. Большую помощь каталоги оказывают сотрудникам при исполнении тематических и социально-правовых запросов и подготовки архивных выставок. Обращение к каталогу не только облегчает поиск информации, но и приводит к экономии рабочего времени.

Если традиционное описание создает «содержание» архива, то автоматизация превращает его в удобную информационно-поисковую систему, которая образована на основе данных, конвертированных из ранее созданных локальных электронных массивов в программно-информационный комплекс (ПИК) «КАИСА-Архив».

В единой базе данных создается и развивается электронный НСА архива.

На сегодняшний день в архиве тематически разрабатываются «Ревизские сказки» и все выявленные данные вносятся в разработанный модуль «Ревизские сказки» в программно-информационный комплекс (ПИК) «КАИСА-Архив». В ПИК «КАИСА-Архив» вводятся также заголовки дел фондов.

Благодаря кропотливой работе сотрудников отдела ИПС документы становятся максимально открытыми и доступными для общества, а время поиска нужной информации сокращается.