Город Калуга за время своего существования был губернским и областным центром. Такие статусы хорошо известны. Однако Калуга являлась центром республики, округа и наместничества.

Последний статус связан с реформой административно-территориального деления 1777 г., времени правления Екатерина II. 7 ноября 1775 года императрица подписала закон «Учреждения для управления губерний». Перед началом реформы в стране было 23 губернии, 65 провинций и 276 уездов. Несмотря на постепенный рост числа единиц, они оставались обширными и «нерегулярными», имея очень разную людность и будучи неудобными для управления и сбора налогов. В среднем в губернии проживало 300-400 тысяч человек, в уезде – 20-30 тысяч. Процесс замены старых губерний новыми, некоторые из которых назвали «наместничествами», растянулся на 10 лет (1775-1785 годах). Главная цель этой административной реформы заключалась в утверждении порядка в местном управлении, которое практически невозможно было контролировать, и разграничении различных отраслей управления.

Наместник проводил волю монарха в пределах наместничества, надзирал за законностью и управлением, контролировал работу всех местных учреждений, включая губернские правления, казённые палаты и приказы общественного призрения, следил за тем, чтобы чиновники не допускали злоупотреблений. Согласно «Учреждениям для управления губерний Всероссийской империи» (1775), именно в «попечении об исполнении законов» заключалась его главная задача.

При надзирании за судами право вето позволяло наместнику приостанавливать исполнение судебных приговоров, особенно по уголовным делам, и докладывать о них в Сенат или непосредственно императрице, во избежание явных судебных ошибок или несправедливости.

Наместник выступал как главнокомандующий войсками, расквартированными на территории наместничества, отвечал за оборону, поддержание порядка, подавление бунтов и волнений (опыт Пугачёвского восстания 1773–1775 гг., возможно, привел к наделению наместников такими полномочиями). Ему подчинялись гарнизоны, он мог вводить чрезвычайные меры.

Наместник отвечал за работу полиции и поддержание «благочиния» (общественного порядка), борьбу с преступностью, профилактику эпидемий, ликвидацию последствий стихийных бедствий и пожаров.

Наместник следил за сбором податей и расходованием казённых средств. Назначения на большинство должностей шли через Сенат и коллегии, однако наместник имел большое влияние на формирование местной администрации: мог вносить представления о награждении, отстранении или переводе чиновников.

Наместническое правление было исполнительным органом. Оно обнародовало и объявляло законы, указы, повеления и приказания, предавало суду виновных за нарушение законов, должностные преступления, наблюдало за приемом и увольнением должностных лиц в наместничестве. В функции наместнического правления входили розыск и высылка бежавших крепостных, проведение рекрутских наборов, благоустройство наместничества, дача разрешения на строительство мостов. Правление разбирало дела бесспорные «…все дела исполнительные, и скорого отправления, или приказания требующие, также и те, о которых противоречия, или спора быть не может, как например подписанные должником счеты, или вексели, или контракты ясные и явные, по которым в срок платеж не воспоследовал. По таковым делам жалобы вносятся в Губернское Правление, и от онаго делается понуждение. Буде же какое дело окажется не бесспорно и некоторому сомнению подлежащее, тогда отсылается для разобрания спорящихся в те места, куда надлежит». Правление представляло Сенату отчеты о состоянии наместничества. Жалобы на правление могли отправляться только в Сенат. Этому органу власти должны были подчиняться все остальные присутственные места наместничества. Наместнические правления выполняли важную координирующую функцию между всеми учреждениями губернии (друг с другом и с вышестоящим органом – Сенатом). Все указы, касающиеся различных мест, присылались в правление, а уже из него расходились по назначению, при необходимости копировались. Местные органы управления присылали в правление свои рапорты и донесения, адресованные Сенату. Это касалось, например, необходимости публикации различного рода сведений в столичных газетах.

Калужское наместничество образовалось 15 января 1777 года на основании «Учреждения для управления губерниями Всероссийской империи», утвержденного Екатериной II 7 ноября 1775 г. и посланного из Сената 22 февраля 1776 г. в губернии, провинции и города в целях усиления административного аппарата на местах (ПСЗ, т. 20, ст.14589).

В Государственном архиве Калужской области документы Калужского наместнического правления хранятся в фонде Ф-132.  Указ Сената об учреждении Калужского наместнического правления и подведомственных ему учреждений губернских и уездных, императорский указ и циркулярное распоряжение наместника об учреждении им в наместничестве присутственных мест и о начале их работ, копия письма Екатерины II предводителю дворянства об объявлении Калужскому дворянству «похвалы за участие в учреждении наместничества», указы Сената и наместника об организации полиции в городах наместничества, об установлении границ с соседними наместничествами и границ уездов, указы Сената и наместнического правления и переписка с межевой конторой о проведении генерального межевания, о размежевании Калужского наместничества на округа, обмежевании границ уездов и частновладельческих земель, о планировании г.Калуги, утверждении плана г.Козельска и присоединении к Калужскому наместничеству Малоярославецкого и Оболенского уездов. переписка с городской думой и казенной палатой о постройке новых корпусов лавок в гостиных рядах г. Калуги и Боровска, постройке кирпичных заводов, об устройстве плавучего моста в г. Калуге, о возведении построек в Перемышле. Указы Сената и наместника об организации полиции в городах наместничества, об установлении границ с соседними наместничествами и границ уездов, распоряжение наместника и переписка с магистрами о съезде дворян в г.Козельске для открытия нового города Жиздры, указ наместнического правления о замене продуктового сбора денежной податью, о введении налоговых сборов с торговли хлебом, указ Сената и переписка с уездными предводителями дворянства о поездке Екатерины II по Калужскому наместничеству, ведомости о количестве фабрик, заводов, движении населения, числе купцов, мещан и разночинцев, каменных и деревянных строений в городах наместничества, о ярмарках, атлас и карты Калужского наместничества – вот перечень наиболее значимых документов этого фонда.

Обширный круг тем и многообразие видов документов свидетельствуют о широте полномочий и зоне ответственности наместника. Документы, представленные в публикации, отражают как деятельность наместнического правления и события жизни наместничества, так и особенности отношений различных учреждений, своеобразие делового письма и скорописи XVIII века.

Предложение генерала порутчика, правящего должность калужского наместника и кавалера наместническому правлению о доставлении гербов в уездные города 1777 г. предписывает доставить копии одобренных гербов в градоначалия и уездные суды – учреждения, имевшие широчайшие полномочия в исполнении государственных указов и местном самоуправлении. Реформа Екатерины II 1775 года сделала наличие герба обязательным для каждого города. Герб был важнейшей частью печати. В канцеляриях городов и уездов: указы, протоколы, разрешения, судебные решения заверялись печатью с гербом, что служило доказательством легитимности документа. Герб мог ставиться на пломбах, печатях и документах, связанных с контролем товаров, сбором пошлин и акцизов, что помогало отслеживать легальность перевозок и платежей. Гербовые печати могли использоваться на пропусках, подорожных и других документах, дававших право на проезд или проживание, что помогало властям контролировать перемещение людей. Иногда герб города помещали на знамёна местного ополчения или гарнизонных подразделений, подчёркивая, что воинская часть связана с конкретной территорией. Герб могли наносить на городские весы и меры для подтверждения их официальности и точности, на бочки для казённой соли или вина, на пожарные инструменты и другое муниципальное имущество.

Одной из самых ранних по дате является копия записи в журнале наместнического правления о создании единого архива для упорядоченного хранения решенных дел из всех уездов.

Покорнейшее прошение крестьян Лихвинского уезда, притесняемых после смерти их владельца помещиками-соседями, о назначении им начальника и резолюция на крестьянское послание отражают ещё одну сторону сословных взаимоотношений.

Копия записи в журнале наместнического правления о запрете впредь избирать заседателей, не знающих грамоту, и порядке визирования документов уже избранными отражает проблему местного самоуправления. Заседатели уездных судов, верхних и нижних расправ избирались из местного населения. Грамотность не была определяющим критерием.

Копия записи в журнале наместнического правления об учреждении города Жиздры вместо отошедшего к Тульской губернии города Одоева, рапорт калужского уездного суда о получении указа в калужское наместническое правление, доношение в калужское наместническое правление калужского губернского магистрата из 2 департамента о строительстве здания городского магистрата в Жиздре, копия записи дня в журнале калужского наместнического правления 13 декабря 1777 г. о присылке приказных служителей в г. Жиздру – документы, отражающие первые шаги по формированию администрации нового губернского города.

О строительстве города Калуги по опробированному плану свидетельствуют записи журнала наместнического правления, рапорт Петра Никитина с его личной подписью.

Введение гербов как непременного атрибута в уездных городах, централизованное хранение архивных документов, организация правления нового уездного города Жиздры, строительство губернского города в соответствии с утвержденным планом (не исключающее, однако, рациональной коррекции), упорядочение управления имением, оставшимся без внимания наследников – во всех этих делах отражена одна из существенных функций наместнического правления – принятие мер к сохранению «всякого рода… порядка».

Наместническое правление как исполнительный орган имело широкое поле деятельности. Документы, хранящиеся в фонде «Калужское наместническое правление» – хроника истории конца XVIII века.